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國家重大建設項目文件歸檔要求與檔桉整理規范

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國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范(DA/T28—2002)

發表單位:檔案局  發表時間:2005-9-21

1 范圍

本標準規定了建設項目(工程)(以下簡稱項目)文件歸檔與檔案整理的要求和方法。

本標準適用于大、中型及限額以上的基本建設項目的新建、擴建、改建和技術改造等項目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗收。一般建設項目可參照本標準。

2 規范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準。然而,鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用予本標準。

GB/T 10609.3 技術用圖復制圖的折疊方法

檔發字[1997]20號 國家檔案局《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》

3 術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3.1

建設項目 construction project

指建筑、安裝等形成固定資產的活動中,按照一個總體設計進行施工,獨立組成的,在經濟上統一核算、行政上有獨立組織形式、實行統一管理的單位。

3.2

單項工程 unit of project

指建設項目中具有獨立設計文件、可獨立組織施工,建成后可以獨立發揮生產能力或工程效益的工程。

3.3

單位工程 subunit of project

指具有獨立設計文件、可獨立組織施工。但建成后不能獨立發揮生產能力或工程效益的工程。

3.4

項目文件 records of project

指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件,包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。

3.5

項目前期文件 prophase records of   project

指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件。

3.6

項目竣工文件 records on completion   of project

指項目竣工時形成的反映施工(指建筑、安裝)過程和項目真實面貌的文件,主要由項目施工文件、項目竣工圖和監理文件組成。

3.7

項目施工文件 Implementing records of   project

指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。

3.8

項目竣工圖 drawing on completion   of project

指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。

3.9

項目監理文件 records of supervision

指監理單位對項目工程質量、進度和建設資金使用等進行控制的文件。

3.10

項目竣工驗收文件 reoords of test   on completion

指項目竣工后試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件。

3.11

項目檔案 archives of project

指經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。

3.12

項目文件歸檔 filing of project   records

建設項目的設計、施工、監理單位在項目完成時向建設單位或受委托的承包單位移交經整理的全部相應文件:項目建設單位各機構將項目各階段形成并經過整理的文件定期報送檔案管理機構。

3.13

項目檔案移交 transfer of project archives

項目竣工驗收后,建設單位根據合同、協議和規定向業主單位、生產使用單位、項目主管部門及有關檔案管理部門提交有關項目檔案。

4 總則

4.1 項目建設單位(業主、項目法人)負責組織、協調和指導勘察設計單位、施工單位和監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。

4.2 在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時,應設立專門條欺,明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。

4.3 項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。項目檔案應完整、準確、系統。

4.4 建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監理單位和材料、構件及設備供應單位應根據本規范的要求,完成各自職責范圍或合同規定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。

5 項目文件的收集

5.1 項目文件的形成和積累

項目文件產生于項目建設全過程,其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制,并有相應的檢查、控制及考核措施。

5.2 項目建設各階段文件的收集及其責任

5.2.1 項目準備階段

建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備,工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件。并按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。

5.2.2 項目施工階段

項目實行總承包的,由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理,并提交總承包單位匯總;由建設單位分別向幾個單位發包的。由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件;項目監理單位負責收集,積累項目監理文件。

建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況,審核、簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。

5.2.3 項目試運行階段

試運行單位負責收集、積累在生產技術準備和試運行中形成的文件:項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件。

5.3 收集范圍

反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全,歸入建設項目檔案。

項目文件歸檔范圍和保管期限見附錄A.

5.4 收集時間

各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集;引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔,再行譯校、復制和分發使用。

5.5 項目文件質量要求

5.5.1 字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字手續完備。

5.5.2 需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

5.5.3 復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的要求。

5.5.4 錄音、錄像文件應保證載體的有效性。

5.5.5 長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

6 項目竣工文件的編制

6.1 竣工文件編制要求

6.1.1 項目施工及調試完成后,施工單位、監理單位應根據工程實際情況和行業蝴定、標準以及合同規定的要求編制項目竣工文件。

6.1.2 竣工文件由施工單位負責編制,監理單位負責審核。主要內容有:施工綜臺管理文件、測量文件。原始記錄及質量評定文件,材料(構、配件)質量保證書及復試文件、測試(調試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質量事故報告等。

6.1.3 根據附錄A及建設項目實際情況,進一步收集所缺少的重要文件:文件數量未滿足合同或協議規定份數的,應按要求復制補齊。

6.1.4 對施工文件、旌工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實,并按要求修改成補充標注到相應的文件上。

6.1.5 與施工圖有關的設計變更、現場洽商和材料變更可與竣工圈圖編在一起,也可以單獨組卷,但應由項目主管部門或建設殳單位作出統一規定。

6.1.6 凡為易褪色材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件,應附一份復印件。

6.2 竣工圖編制要求

6.2.1 各項新建、擴建、改建、技術改造、技術引進項目。在項目竣工時要編制竣工圖。項目竣工圖應由施工單位負責編制。如行業主管部門規定設計單位編制或施工單位委托設計單位編制竣工圖的,應明確規定施工單位和監理單位的審核和簽認責任。

6.2.2 竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位,真實反映項目竣工驗收時的實際情況。

6.2.3 按施工圖施工沒有變動的,由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。

6.2.4 一般性圖紙變更及符合杠改或劃改耍求的變更,可在原圖上更改,加蓋并簽署竣工圖章。

6.2.5 涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圈面變更面積超過35%的。應重新繪制竣工圖,重繪圖按原圈編號,末尾加注“竣”宇,或在新圖圖標內注明“竣工階段”并簽署竣工圖章。

6.2.6 同一建筑物、構筑物重復的標準圖,通用圖可不編入竣工圖中,但應在圖紙目錄中列出圖號,指明該圖所在位置并在編制說明中注明;不同建筑物、構筑物應分別編制。

6.2.7 建設單位應負責或委托有資質的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖.

6.2.8 竣工圖圖幅應按GB/T10609.3要求統一折疊.

6.2.9 編制竣工圖總說明及各專業的編制說明,敘述竣工圖編制原則、各專業目錄及編制情況。

6.3 竣工圖的更改方法

6.3.1 文字、數字更改一般是杠改;線條更改一般是劃改;局部圖形更改可以圈出更改部位,在原圖空白地重新繪制。

6.3.2 利用施工圖更改,應在更改處注明更改依據文件的名稱、日期、編號和條款號。

6.3.3 無法在圖紙上表達清楚的,應在標題欄上方或左邊用文字說明。

6.3.4 圖上各種引出說明應與圖框平行,引出線不交叉,不遮蓋其他線條。

6.3.5 有關施工技術要求或材料明細表等有文字更改的,應在修改變更處進行杠改。當更改內容較多時,可采用注記說明。

6.3.6 新增加的文字說明,應在其涉及的竣工圖上作相應的添加和變更。

6.4 竣工圖章的使用

6.4.1 竣工圖章內容、尺寸如圖1所示(略)。

6.4.2 所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章.竣工圖章中的內容填寫應齊全、清楚,不得代簽。

6.4.3 行業主管部門規定由設計單位編制竣工圖的,可在新圖中采用竣工圖標,并按要求簽署竣工圖標,竣工圖標的內容格式由行業統一規定。

6.4.4 竣工圖章應使用紅色印泥,蓋在標題欄附近空白處。

6.5 竣工圖的審核

6.5.1 竣工圖編制完成后,監理單位應督促和協助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況,發現不準確或短缺時要及時修改和補齊。

6.5.2 竣工圖內容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更,施工及質檢記錄相符合。

6.5.3 竣工圖按單位工程、裝置或專業編制,并配有詳細編制說明和目錄。

6.5.4 竣工圖應使用新的或干凈的施工圖,并按要求加蓋并簽署竣工圖章。

6.5.5 一張更改通知單涉及多圖的,如果圖紙不在同一卷冊的,應將復印件附在有關卷冊中,或在備考表中說明。

6.5.6 國外引進項目、引進技術或由外方承包的建設項目。外方提供的竣工圖應由外方簽字確認。

6.6 竣工圖套數

項目竣工圖一般為兩套。由建設單位向業主和生產(使用)單位移交;建設項目主管單位或上級主管機關需要接收的.按主管機關的要求辦理.按照FIDIC《設計一建造與交鑰匙工程合同條件》建設的項目,竣工圖套數按合同條件的規定提交。在大中城市規劃區范圍內的重點建設項目,應根據《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》第五條的規定,另編制一份與城市建設、規劃及其管理有關的主要建筑物及綜合管線竣工圖。

6.7 編制竣工圖的費用

6.7.1 編制竣工圖所需的費用應在項目建設投資中解決,由建設單位或有關部門在與承包單位簽訂合同時確定。

6.7.2 施工單位應向建設單位提交兩套屬于職責范圍內形成的竣工文件,其費用由施工單位負責。

6.7,3 建設單位主管部門要求增加套數或行業主管部門要求由設計單位負責編制竣工圖的,費用由建設單位負責。

6.7.4 因修改需重新繪圖的.除合同規定外,應由設計單位負責繪制新圖的費用。

6.8 合同要求

6.8.1 建設項目中各方應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任;可在施工合同或設計合同中明確。也可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6.8.2 由施工單位編制竣工圖的,應在設計合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(包括必須套數和主管機關要求套數),以及因修改增加新圖的責任;凡由設計單位編制竣工圖的,可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6.8.3 施工合同中應明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內容、版本、套數、時間、費用、質量要求及違約責任。

6.8.4 監理合同中應明確監理單位對竣工文件審核和向建設單位提交監理檔案的責任。

7 項目文件的整理與歸檔

7.1 項目文件的整理

7.1.1 建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進行整理。

7.1.2 建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件,應根據文件的性質、內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理。

7.1.3 勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件,應按項目或專業整理。

7.1,4 施工技術文件應按單項工程的專業,階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

7.1.5 設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理;現場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件,工程事故處理文件由施工單位整理。

7.2 項目文件的組卷

7.2.1 組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系;分類科學,組卷合理;法律性文件手續齊備,符合檔案管理要求。

7.2.2 項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷;設備文件按專業、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷;監理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

7.2.3 案卷及卷內文件不重份;同一卷內有不同保管期限的文件,該卷保管期限從長。

7.3 案卷與卷內文件的排列

7.3.1 管理性文件按問題、時問或重要程度排列。

7.3.2 施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。

7.3.3 設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。

7.3.4 竣工圖按專業、圖號排列。

7.3.5 卷內文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

7.4 案卷編目

7.4.1 卷內文件頁號的編寫

卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號;頁號編寫位置:單面書寫文件在右下角;雙面書寫文件,正面在右下角,背面在左下角;圖樣的頁號編寫在右下角,或標題欄外右上方;成套圖樣或印刷成冊文件,不必重新編寫頁號;各卷之間不連續編頁號。

7.4.2 卷內目錄的編制

卷內目錄包括的內容如下:

——序號,應用阿拉伯數字從l起依次標注卷內文件的順序,一個文件一個號;

——文件編號,應填寫文件文號或圖樣的圖號,或設備、項目代號;

——責任者,應填寫文件形成部門或主要責任者;

——文件題名,應填寫文件標題全稱;

——日期,應填寫文件形成日期;

——頁號,應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號;

——備注(需要時填寫)。

7.4.3 案卷封面和脊背的編制

案卷封面可采用案卷外封面和案卷內封面兩種形式,主要內容如下:

——案卷題名,應簡明、準確揭示卷內文件的內容。主要包括項目名稱、代字、代號及結構、部件、階段的代號和名稱等;項目名稱應與批準的原立項、設計(包括代號)相符;歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文;

——立卷單位,應填寫文件組卷部門或項目負責部門;

——起止日期,應填寫卷內文件形成的起止日期;

——保管期限,應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限;

——密級,應依據保密規定填寫卷內文件的最高密級;

——檔號,應依據建設單位提供的項目檔案分類編號方案,填寫檔案的項目代號、分類號和案卷流水號。

案卷脊背,應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵詞。

案卷封面及脊背的檔號,暫用鉛筆填寫;移交后由接收單位統一正式填寫。

7.4.4 卷內備考表

——卷內備考表要標明卷內文件的件數、頁數,不同載體文件的數量(見示例),說明組卷情況,如立卷人,檢查人,立卷時間等。

示例:文字材料20件,100頁,照片10張,附圖1張。

——卷內備考表排列在卷內文件之后。

——互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號,并注明其載體形式。

7.5 案卷裝訂要求

7.5.1 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式;圖紙可不裝訂,但同一項目應統一。

7.5.2 案卷內不應有金屬物。

7.5.3 單份文件裝訂時,應在卷內每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內容有:檔號、序號。

7.5.4 外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序,文號及裝訂形式。

7.6 卷皮、卷內表格規格及制成材料

7.6.1 卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種。其外表規格為310mm×220mm.厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm,50mm。用牛皮紙板雙裱壓制。

7.6.2 案卷內封面,卷內目錄、備考表的尺寸為297mm×210mm.

7.6.3 卷盒和卷內表格印制應清晰端正.

7.7 聲像材料整理

聲像材料整理時應附文字說明,對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。

7.8 項目文件的歸檔

7.8.1 建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后。將經整理、編目后所形成的項目文件按合同協議規定的要求,向建設單位檔案管理機構歸檔。

7.8.2 根據基本建設程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行,也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。

7.8.3 歸檔文件應完整、成套、系統,應記述和反映建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況,圖物相符,技術數據可靠、簽字手續完備;文件質量應符合5.5的規定。

7.8.4 勘察、設計、施工及監理單位需要向本單位歸檔的文件,應按國家有關檔案管理的規定和附錄A的要求單獨立卷歸檔。

7.8.5 外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文,經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

7.9 項目文件的歸檔審查

施工單位在項目竣工文件收集,編制和整理后.應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審,經建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。

7.10 項目文件的歸檔時間

除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目文件向建設單位歸檔;有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。

8 項目檔案的整理與移交

8.1 項目檔案的整理

全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織,其內容包括:

a)根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目實際情況,設計、制定統一的項目檔案分類編號體系,小型項目直接按項目、結構或專業分類;大中型項目按工程或專業分類,下設屬類。

b)依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號;生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的,建設單位(并責成設計、施工及監理單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號。

c)對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

d)負責貫徹執行國家及本行業的技術規范及各種技術文件表格。

8.2 項目檔案的移交

8.2.1 項目檔案驗收合格后,建設單位應按合同及規定的要求,在項目正式通過竣工驗收后三個月內,向生產使用單位及其他有關單位辦理檔案移交。凡分期或分機組的項目,應在每期或每機組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。

8.2.2 建設單位與業主單位、生產使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續,明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等,并有完備的清點、簽字等交按手續;建設單位轉為生產單位的,按企業檔案管理要求辦理。

8.2.3 竣工驗收以后,在大中城市規劃區范圍內的重要建設項目。建設單位應在6個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建沒及其管理有關的項目檔案。

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